Czy ERP w branży meblarskiej dalej ma sens?

Tomasz Gawroński, Paweł Szmanda

Koncepcja systemów klasy ERP oraz wiele znanych dzisiaj rozwiązań w tym zakresie powstały jeszcze w XX wieku. Od tamtego czasu zmieniły się nie tylko warunki biznesowe, ale również technologie informatyczne. Zmierzch ery ERP przewidzieli specjaliści z Gartner już w 2000 roku. W niniejszym artykule odpowiemy na pytanie czy wobec powyższych zmian wdrażanie i stosowanie systemów klasy ERP w branży meblarskiej dalej jest właściwą strategią oraz czy istnieje alternatywa w tym zakresie.

Wstęp

Systemy informatyczne wspomagające zarządzanie przedsiębiorstwami pojawiały się już w latach '60 XX wieku. Początkowo były to systemy Inventory Control (IC), służące do monitorowania stanu zapasów. Następnie, w wyniku dodawaniu nowych funkcjonalności głównie z obszaru zarządzania produkcją, zaopatrzeniem i dystrybucją systemy te ewoluowały poprzez systemy MRP i CL-MRP do rozwiązań MRP II. Na przełomie lat '80 i '90 ubiegłego wieku powstały systemy ERP, które stanowiły rozszerzenie systemów MRP o funkcjonalności rachunkowości finansowej, gospodarki kadrowo-płacowej i kontrolingu [1], [2].

Powyższa historia ma swoje odzwierciedlenie w przypadku konkretnych, dostępnych na rynku rozwiązań, gdyż większość popularnych obecnie systemów ERP ma swoje korzenie jeszcze w XX wieku. Producenci tych systemów zwykle stopniowo rozwijają swoje rozwiązania dodając nowe funkcje. Znane są również przypadki, gdzie producent dokonał migracji systemu do nowszej technologii informatycznej, jednakże zachowując podstawowe założenia co do roli, przeznaczenia, architektury i sposobu wdrażania systemu. Natomiast, autorzy niniejszego opracowania, nie znaleźli informacji o przypadku systemu ERP, którego kolejna wersja zostałby zaprojektowana całkowicie od nowa, łącznie z redefiniowaniem fundamentalnych założeń, o których mowa powyżej. Dlatego nawet w przypadku dzisiaj dostępnych najnowszych wersji systemów ERP daje się odczuć ograniczenia wynikające z filozofii projektowania systemów charakterystycznej dla ubiegłego wieku.

Biorąc pod uwagę, że idea systemów ERP powstała około 30 lat temu, na bazie systemów MRP, które zaczęły powstawać 50 lat temu, to w świetle szybko rozwijających się technologii informatycznych oraz zmieniających się warunków biznesowych warto zastanowić się czy założenia na bazie których powstały systemy ERP są wciąż aktualne. W świetle powyższego warto również rozważyć czy w obecnych warunkach wdrożenie systemu klasy ERP dalej ma sens, w szczególności mając na względzie specyfikę branży meblarskiej.

Uwarunkowania kształtujące charakterystykę systemów ERP

Jak już wspomniano na wstępie na filozofię i strukturę obecnych systemów ERP bardzo duży wpływ miały uwarunkowania z okresu gdy te systemy powstawały. Jednym z istotnych problemów z jakim borykała się informatyka XX wieku był problem z przenoszeniem danych między komputerami i aplikacjami. Podstawowym medium do przenoszenia informacji była dyskietka o niezbyt dużej pojemności. Dopiero w roku 1998 opracowano protokół SOAP, który upowszechnił się i został przyjęty jako standard bezpośredniej, natychmiastowej wymiany danych między aplikacjami poprzez sieć komputerową [3]. Popularyzacja protokołu SOAP oraz rozwiązań alternatywnych spowodowała, że obecnie nowoczesne aplikacje i urządzenia mogą komunikować się w czasie rzeczywistym. Skutek tego widzimy praktycznie na każdym kroku: przykładowo akcja wykonana na naszym komputerze osobistym ma natychmiastowy skutek na naszym telefonie, tablecie czy komputerze pokładowym samochodu.

W okresie gdy powstawały systemy ERP i MRP, aby ograniczyć problemy z przenoszeniem danych dominowała tendencja aby wszystkie funkcjonalności konieczne do obsługi przedsiębiorstwa były zawarte w jednej aplikacji, a wszystkie dane umieszczone w jednej bazie danych. Spowodowało to, że obecne systemy ERP powstały jako duże, monolityczne aplikacje. Cechą aplikacji monolitycznych jest praktycznie brak możliwości oddzielenia poszczególnych funkcji i modułów, tak by pracowały niezależnie. Architektura monolityczna wymusza również by wszystkie funkcje i moduły były napisane w tej samej technologii informatycznej, zwykle również w tym samym języku programowania oraz przy zachowaniu tych samych schematów. W rezultacie nie jest możliwe w prosty sposób zastąpienie jednego modułu lub funkcjonalności alternatywnym komponentem, a wszelkie poważne modyfikacje wymagają zazwyczaj ogromnego nakładu pracy.

Powyższe cechy architektury monolitycznej mogą stanowić przeszkodę w adaptacji systemu informatycznego do bieżących warunków panujących w przedsiębiorstwie i jego otoczeniu. Nawet jeżeli wykonanie konkretnej zmiany w takim systemie jest teoretycznie możliwe, to może okazać się, że wymaga to długiego czasu i znacznego budżetu. Natomiast ostatnie lata (pandemia i wojna w Ukrainie) w szczególności pokazały, że przedsiębiorstwa muszą być w stanie dynamicznie dostosowywać swoje procesy do sytuacji w kraju i na świecie.

Popularne obecnie protokoły komunikacji między aplikacjami powodują, że nie ma już konieczności umieszczania wszystkich funkcji systemu w jednej aplikacji. W ramach jednego systemu można zastosować aplikacje napisane w różnych technologiach, różnych językach programowania i dostarczone przez różnych dostawców. Pozwala to na lepsze uwzględnienie specyfiki przedsiębiorstwa, w którym wdrażany jest dany system informatyczny, umożliwiając współpracę zespołów programistów specjalizujących się w różnych dziedzinach. Podejście takie ułatwia również efektywne budowanie rozwiązań branżowych. Możliwe jest bowiem połączenie komponentów opracowanych na potrzeby danej branży z komponentami standardowymi przewidzianymi do obsługi różnych gałęzi przemysłu. System złożony z mniejszych, luźno powiązanych komponentów jest również znacznie łatwiej adaptować do nowych potrzeb użytkowników, w miarę zmieniających się warunków biznesowych.

W miarę rozwoju technologii producenci systemów klasy ERP zaimplementowali również funkcje umożliwiające integracje z innymi systemami. Pomimo tego w systemach tych wciąż dominują cechy aplikacji monolitycznych, powodujące, że w dużej mierze muszą być wdrażane i użytkowane jako całość, nie zaś jako wybrane komponenty. W przypadku systemów ERP istnieją również bardzo ograniczone możliwości zastępowania natywnych modułów komponentami innych dostawców, bardziej pasujących do specyfiki danego przedsiębiorstwa.

Zmierzch ery ERP

Zmierzch ery ERP przewidzieli specjaliści z Gartner już w 2000 roku. Wówczas opublikowali oni artykuł, gdzie już w samym tytule stwierdzili że "ERP jest martwe" [4]. Genezą takiego stwierdzenia było spostrzeżenie, że systemy ERP koncentrują się przede wszystkim na wewnętrznych procesach przedsiębiorstwa. Tymczasem autorzy wspomnianego artykułu zaobserwowali trend polegający na przekształcaniu się przedsiębiorstw w kierunku bardziej "zwinnych" organizacji skupionych na kluczowych kompetencjach i jednocześnie na rozwoju współpracy z innymi podmiotami. Dotyczyło to nie tylko współpracy przedsiębiorstw w ramach łańcucha dostaw, ale również budowanie sieci wartości i wspólny handel określany jako c-commerce¹⁾. Eksperci z Gartner podkreślili, że tworzenie tego typu relacji wymaga efektywnej wymiany informacji i w tym kontekście uznali większość ówczesnych systemów ERP za przestarzałe z punktu widzenia architektury i adekwatności do potrzeb biznesowych. Jednocześnie specjaliści ci krytycznie ustosunkowali się do wizji oprogramowania "do wszystkiego i dla wszystkich" roztaczanej przez producentów rozwiązań ERP. Ich zdaniem wizja ta już wtedy nie pasowała do przyszłości, która wymagać będzie koncentracji na specyfice branży i łączności z otoczeniem zewnętrznym.

Poczyniona przez Gartner obserwacja trendów biznesowych doskonale odzwierciedla warunki funkcjonowania dzisiejszej branży meblarskiej. Przykładowo, w chwili obecnej obserwujemy powstawanie przedsiębiorstw specjalizujących się w dostawie i montażu u klienta końcowego mebli różnych producentów. W przypadku podmiotów prowadzących sprzedaż poprzez własne salony meblowe lub firmowe strony internetowe praktycznie na porządku dziennym jest uzupełnianie własnej oferty o produkty innych wytwórców. Wielu producentów mebli tapicerowanych zleca produkcję stelaży do tych mebli wyspecjalizowanym stolarniom. Podobnie producenci mebli skrzyniowych czy szkieletowych często zlecają wykonanie elementów szklanych czy podzespołów tapicerowanych podwykonawcom specjalizującym się w danej technologii. Powyższe przykłady są wyrazem zarówno wspomnianej wcześniej koncentracji na kluczowych kompetencjach jak i budowania sieci wartości. Często praktyki te są również konieczne z ekonomicznego punktu widzenia – w obszarze działalności, który jest niszowy dla naszego biznesu nigdy nie osiągniemy takiej efektywności jak przedsiębiorca specjalizujący się w tym obszarze.

W związku z poczynionymi przez siebie obserwacjami specjaliści z Gartner przewidzieli, że do 2005 roku ERP zostanie wyparte przez ERP-II. Przy czym ERP-II zostało zdefiniowane nie jako aplikacja komputerowa o konkretnych cechach, ale jako strategia biznesowa oraz zbiór aplikacji specyficznych dla danej gałęzi przemysłu. Ten zbiór aplikacji powinien zapewniać wymianę informacji pomiędzy partnerami oraz realizować procesy wykraczające poza ramy pojedynczego przedsiębiorstwa. Wizja systemów kolejnej generacji zakłada również koncentrację na specjalistycznej wiedzy branżowej. Zdaniem cytowanych ekspertów jedną z kluczowych cech ERP-II będzie również odejście od zamkniętej struktury monolitycznej charakteryzującej systemy ERP do luźniej struktury komponentowej opartej na sieci Web.

Biorąc pod uwagę bieżące trendy w biznesie, w szczególności w branży meblarskiej, można stwierdzić, że wizja ery post-ERP wykreowana w cytowanym już artykule z 2000 roku jest wciąż celem do osiągnięcia. Obserwując obecny rynek systemów ERP wydaje się, że pomimo upływu tak wielu lat przewidywane przez ekspertów Gartner zmiany jeszcze nie zaszły. Przede wszystkim systemy te dalej rozwijane są jako rozwiązania wielobranżowe. Być może niektórzy dostawcy systemów ERP wypracowali specyficzne funkcjonalności dla kluczowych dla nich branż, ale z pewnością przemysł meblarski nie jest traktowany priorytetowo przez światowych liderów rozwiązań w tym zakresie. Ponadto, systemy ERP wciąż dostarczane są jako aplikacje o określonym w dużej mierze zakresie funkcjonalnym i strukturze nie zaś jako komponenty, mające zrealizować konkretne funkcje biznesowe, które można by dowolnie zestawiać w ramach wspólnej strategii biznesowej współpracujących przedsiębiorstw. Praktyki te nie sprzyjają integracji, powodują również, że specyfika branży traktowana jest jako drugorzędna.

Specyfika branży meblarskiej

W branży meblarskiej występuje wiele specyficznych czynników, które niekoniecznie będą uwzględnione w standardowych systemach ERP. Poniższa lista zawiera jedynie niektóre przykłady okoliczności, które mogą charakteryzować producentów mebli.

1. Duża liczba i różnorodność produktów. Czynnik ten powoduje, że system informatyczny powinien zawierać narzędzia ułatwiające szybkie wdrożenia nowych produktów, tj. automatyzujące budowanie struktur materiałowych i marszrut technologicznych.
2. Występowanie produktów konfigurowalnych, w przypadku których klient końcowy decyduje o niektórych specyficznych cechach produktu. Tymczasem systemy ERP opracowane są z myślą o obsłudze produktów standardowych. W przypadku bardziej zaawansowanych rozwiązań dostępny jest moduł konfiguratora, jednak nie zawsze będzie on adekwatny do specyfiki danej grupy produktów, np. niekoniecznie w pełni obsłuży zmianę konfiguracji wpływającą na technologię.
3. Produkcja małoseryjna lub jednostkowa. System musi również dobrze radzić sobie z wysokim stopniem atomizacji zleceń produkcyjnych oraz musi zapewniać wysoki poziom automatyzacji zarządzania produkcją uwzględniając przy tym ściśle specyfikę danego zakładu.
4. Występujące przy produkcji małoseryjnej trudności w rozliczaniu faktycznych kosztów materiałów w arkuszach i rolkach, dla których nie ma możliwości precyzyjnego ustalenia norm zużycia.
5. Gospodarka magazynowa i spedycja mebli, w przypadku których jedna sztuka mebla składa się z kilku różnych paczek.

Adekwatność systemu ERP do potrzeb danego przedsiębiorstwa

Przy implementowaniu rozwiązania informatycznego oprócz uwzględnienia specyfiki danej branży, równie ważne jest uwzględnienie specyfiki przedsiębiorstwa. W związku z tym, że systemy ERP dostarczane są jako gotowe rozwiązania zostały one zaprojektowane tak, aby zawarte w nich funkcje pasowały do jak najszerszego spektrum podmiotów gospodarczych. Jak już wspomniano powyżej, w praktyce często oznacza dostosowanie do gałęzi przemysłu kluczowych z punktu widzenia producenta danego systemu. Nie gwarantuje to absolutnie, że dane oprogramowanie pasować będzie do konkretnej branży czy konkretnego przedsiębiorstwa. Nawet poszczególni przedstawiciele tej samej branży mogą się różnić na tyle, że rozwiązanie informatyczne doskonale dopasowane do jednego przedsiębiorstwa może być całkowicie niedopasowane do innego podmiotu wytwarzającego podobny produkt. Może o tym decydować wiele czynników jak na przykład zastosowana technologia i organizacja produkcji, sposób obsługi klientów, zakres kooperacji czy też rozproszenie terytorialne jednostek produkcyjnych.

Zwykle przyjmuje się, że w sytuacji, gdy gotowe rozwiązanie informatyczne nie pasuje w pełni do potrzeb danego przedsiębiorstwa, to możliwa jest tzw. "kastomizacja" (z ang. customization - dostosowanie) systemu polegająca na dodaniu lub zmodyfikowaniu istniejących funkcji celem dostosowania do wymogów użytkowników. Z kastomizacjami wiąże się jednak szereg istotnych problemów. W systemie, który z założenia został zaprojektowany jako standardowy produkt gotowy do wdrożenia w wielu branżach, nie zawsze w praktyce jest możliwość przeprowadzenia dowolnej kastomizacji. W systemach monolitycznych zwykle istnieje pewna grupa obiektów, których naruszenie wiąże się z podwyższonym ryzykiem utraty stabilności systemu. Dlatego na ogół dąży się do tego, by kastomizacje realizować na stosunkowo płytkim poziomie. Dlatego nawet po modyfikacji oprogramowania można wyrźnie odczuć cechy rozwiązania pierwotnego. W niektórych przypadkach prowadzi to do niepełnej realizacji celów wdrożenia i niezadowolenia użytkowników.

Kolejny problem związany z adaptacją oprogramowania standardowego do potrzeb danego przedsiębiorstwa, wynika z faktu, że modyfikacje te pochłaniają zwykle znaczną część budżetu na wdrożenie. Jest to zatem rozwiązanie mało efektywne ekonomicznie: ponosi się bowiem zarówno koszty licencji na oprogramowanie standardowe, jak i koszty kastomizacji. W przypadku niektórych systemów należy również brać pod uwagę ryzyko, że kolejna wersja oprogramowania standardowego nie będzie zapewniać kompatybilności z zaimplementowanymi kastomizacjami, co będzie pociągało za sobą dodatkowe koszty na ich dostosowywanie do kolejnych wersji systemu.

Oprogramowanie na zamówienie

Alternatywną do oprogramowania standardowego jest oprogramowanie wykonane na zamówienie, dedykowane obsłudze konkretnego przedsiębiorstwa. W latach gdy rozwijały się systemy MRP i ERP panowało przekonanie, że koszty oprogramowania dedykowane są dużo wyższe od kosztów rozwiązań standardowych i takie faktycznie były. Skłaniało to do wyboru gotowego systemu ERP, nawet pomimo gorszego dopasowania do warunków przedsiębiorstwa.

W ostatnich latach rozwój technologii informatycznej sprawił, że oprogramowanie dedykowane nie jest droższe niż standardowe oprogramowanie klasy ERP. Rozwinęły i pojawiły się nowe języki programowania i środowiska uruchomieniowe, które zapewniły lepszą zwięzłość i przejrzystość kodu źródłowego oraz usystematyzowaną obsługę błędów. Pojawiły się również frameworki programistyczne, stanowiące szkielety do budowania aplikacji, zawierające gotowe funkcje do realizacji rutynowych zadań, jak np. autoryzacja użytkownika. Powoduje to, że programista może bardziej skupić się na funkcjonalności biznesowej niż kwestiach technicznych i w rezultacie powoduje, że obecnie wytwarzanie oprogramowania jest znacznie mniej pracochłonne. Jednocześnie oprogramowanie dedykowane pozbawione jest balastu obecnego w rozwiązaniach standardowych koniecznego do zapewnienia obsługi jak najszerszego wachlarza podmiotów gospodarczych.

Innym czynnikiem, który obniża koszty budowania oprogramowania jest coraz większa dostępność i popularność rozwiązań open source, które można wykorzystać jako komponenty systemu. Stanowią one bezpłatną lub znacznie tańszą alternatywę do rozwiązań na licencjach komercyjnych. Jednocześnie ze względu na szeroką społeczność specjalistów zaangażowanych w rozwój oprogramowania open source rozwiązania te nierzadko rozwijają się szybciej niż komercyjne odpowiedniki.

Powyższe czynniki sprawiają, że koszty rozwiązań dedykowanych znacznie się obniżyły, w niektórych przypadkach praktycznie do poziomu rozwiązań standardowych lub nawet są niższe.

Natomiast decydując się na rozwiązania standardowe, które zwykle są gorzej dopasowane do specyfiki przedsiębiorstwa trzeba się liczyć z faktem, że niedostosowane rozwiązanie podnosi bieżące koszty obsługi, np. poprzez konieczność przydziału większej liczby etatów do obsługi mniej zautomatyzowanego procesu.

Decydując się na oprogramowanie dedykowane warto wybrać wykonawcę, który posiadać będzie zespół specjalistów mających doświadczenie w danej branży. Taki zespół znacznie lepiej będzie rozumieć potrzeby zamawiającego, co przekłada się nie tylko na skrócenie czasu poświęconego na analizę wymagań ale również na możliwość zaproponowania lepiej dopasowanych rozwiązań.

Podsumowanie

Koncepcja standardowych, pasujących do wielu branż, systemów klasy MRP i ERP oraz wiele popularnych rozwiązań w tym zakresie powstały w latach, w których wykonanie oprogramowania w oparciu o indywidualną specyfikę danego przedsiębiorstwa wiązało się z ogromnym nakładem finansowym. Rozwój technologii informatycznych sprawił, że koszty realizacji oprogramowania na zamówienie, dedykowanego do obsługi danego podmiotu nie są wyższe od kosztów rozwiązań standardowych, a w niektórych przypadkach mogą być nawet niższe. Jednocześnie stosując rozwiązania standardowe, przedsiębiorstwo skazane jest na dostosowanie się w dużej mierze do modelu zaszytego w tym oprogramowaniu, co może zaprzepaścić szansę na osiągnięcie istotnej przewagi konkurencyjnej. Wobec powyższego w obecnych warunkach wdrożenie standardowego systemu klasy ERP nie jest właściwą strategią, zapewniającą rozwój przedsiębiorstwa w przyszłości. Znacznie lepszym podejściem jest zlecenie wykonania oprogramowania dedykowanego. Wniosek ten jest w szczególności adekwatny dla branży meblarskiej, której potrzeby często wykraczają poza zakres funkcjonalny dostępny w standardowych rozwiązaniach. Ważne jest przy tym, aby zespół realizujący projekt oprogramowania na zamówienie miał doświadczenie w tej branży.

Co więcej, wdrożenie dopasowanego do przedsiębiorstwa oprogramowania, umożliwiającego łatwą modyfikację i integrację z kolejnymi elementami systemu jest warunkiem koniecznym dla wdrożenia koncepcji "Przemysłu 4.0" (Czwartej rewolucji przemysłowej), ale o tym w kolejnym artykule.

Przypisy

1. Więcej informacji na ten temat w [5], [6], [7]

Literatura

1. Januszewski A.: Funkcjonalności informatycznych systemów zarządzania. PWN. W-wa 2008
2. Maciejec L.: Czy programowanie w przedsiębiorstwie ma przyszłość? Computerworld 1996, https://www.computerworld.pl/news/Czy-programowanie-w-przedsiebiorstwie-ma-przyszlosc,294046.html [dostęp 25.05.2022 r.]
3. https://en.wikipedia.org/wiki/SOAP [dostęp 25.05.2022 r.]
4. https://www.researchgate.net/profile/Paul-Hofmann/publication/3420069_ERP_is_dead_long_live_ERP/links/544495340cf2e6f0c0fbaa10/ERP-is-dead-long-live-ERP.pdf?origin=publication_detail [dostęp 27.05.2022 r.]
5. https://www.computerworld.pl/slownik/termin/50427/C-Commerce-Collaborative-Commerce.html [dostęp 27.05.2022 r.]
6. https://www.investopedia.com/terms/c/ccommerce.asp [dostęp 27.05.2022 r.]
7. https://www.investopedia.com/terms/v/value-network.asp [dostęp 27.05.2022 r.]