Zarządzanie procesami i projektami

Gotowych programów komputerowych do zarządzania projektami jest wiele na rynku. Z wywiadów z użytkownikami tych narzędzi wynika, że ograniczeniem w ich efektywnym stosowaniu jest relatywnie duża pracochłonność potrzebna na zdefiniowanie nowego projektu. Postanowiliśmy rozwiązać ten problem i zaproponować zupełnie nowe podejście do zarządzania projektami.

Konfigurator

Cel i istota rozwiązania

Naszym celem było stworzenie narzędzia informatycznego, do zarządzania projektami, które realizowane są często, w sposób powtarzalny, według określonego schematu. Do takich projektów zwykle należą np.:

  • wdrożenia nowych produktów,
  • wprowadzanie zmian w konstrukcji lub technologii istniejących produktów,
  • udział jako wystawca w targach,
  • prace związane z utrzymaniem maszyn i obiektów.

Kroki, zgodnie z którymi realizowane są poszczególne tego typu projekty składają się na procesy, które w danym przedsiębiorstwie są stałe lub stopniowo udoskonalane. Zgodnie z danym procesem może być realizowane wiele podobnych projektów.

Istotą opracowanego przez nas rozwiązania jest przeniesienie koncentracji z zarządzania projektami na zarządzanie procesami. Jest to podejście dużo bardziej efektywne, gdyż dany proces definiuje się jednorazowo, a następnie tylko modyfikuje tą definicję w miarę jak proces jest doskonalony. W oparciu o raz przygotowany model procesu można w łatwy sposób inicjować wiele bazujących na nim projektów. Wówczas większość zadań związanych z rozpoczęciem projektu realizowanych jest automatycznie.

Sposób działania oprogramowania

Dla każdego procesu definiuje się diagram przepływu, określający kroki, z których składa się proces oraz relacje pomiędzy tymi krokami. Gdy zachodzi potrzeba aktualizacji procesu zmodyfikowany diagram przepływu zapisywany jest jako nowa wersja. W każdej chwili można powrócić do poprzedniej wersji procesu. Umożliwia to praktyczną weryfikację zmienionych założeń w nowych projektach, wyciąganie wniosków i dalsze ulepszanie procesu. Narzędzia do modelowania i wersjonowania procesów mogą stanowić również wsparcie we wdrażaniu i utrzymaniu systemu zarządzania jakością zgodnego z ISO:9001.

Po zainicjowaniu nowego projektu, jego harmonogram tworzony jest automatycznie na podstawie domyślnych czasów trwania poszczególnych kroków procesu, opcjonalnego współczynnika złożoności projektu oraz powiązań pomiędzy krokami, które determinują kolejność realizacji zadań. Możliwe jest zarówno harmonogramowanie wprzód od określonej daty rozpoczęcia projektu lub wstecz od wymaganego terminu zakończenia. W drugim przypadku można określić również indywidualne wymagane terminy zakończenia dla wybranych zadań.

Przydział osób do poszczególnych zadań może odbywać się całkowicie automatycznie, na podstawie definicji procesu lub ręcznie, przez użytkownika tworzącego projekt. Każdy z użytkowników ma w systemie swój indywidualny kalendarz, z poziomu którego może przeglądać przydzielone mu zadania, raportować postęp prac oraz publikować powiadomienia dla innych członków zespołu.

Do każdego projektu i zadania można dodawać załączniki. Są one centralnie przechowywane w systemie i dostępne dla wszystkich uczestników danego projektu. Stymuluje to przepływ informacji w zespołach i jednocześnie porządkuje dokumentację powiązaną z poszczególnymi projektami.

Oprogramowanie wspiera elastyczną realizację projektu. Diagram przepływu procesu może mieć kroki warunkowe, które realizowane są w zależności od decyzji w trakcie trwania projektu. Każda taka decyzja, po jej podjęciu, jest wprowadzana do systemu co skutkuje automatyczną aktywacją odpowiedniej gałęzi procesu oraz odpowiednich zadań.

System automatycznie na bieżąco przesyła powiadomienia mailowe do użytkowników informujące o rozpoczęciu nowego projektu, przydzieleniu zadania oraz gotowości zadania do realizacji (w sytuacji gdy wymagane jest zachowanie określonej kolejności realizacji zadań, a osoba wykonująca wcześniejsze zadanie zakończyła nad nim prace). Kierownik projektów ma możliwość na bieżąco śledzenia postępów projektów, otrzymuje również powiadomienia mailowe o opóźnionych zadaniach.